Zo geeft Boekenbalie 1 miljoen boeken per jaar een tweede leven
▶️spoiler: op een mensgerichte manier.
WAAROM DIT VOORBEELD: elk bedrijf kan op zijn eigen manier opschalen. Boekenbalie laat zien dat je kan groeien door én op het proces te focussen én op de mens.
Dinsdagochtend 22 april was het dan zover: ik mocht mee gaan lopen bij Boekenbalie! Ik liep om 8.25 de deur binnen van het kantoorgebouw op zoek naar de juiste plek. Tot mijn verbazing moest ik op de 5e verdieping zijn. Moeten al die boeken ook steeds naar boven en beneden? (dat bleek inderdaad zo te zijn).
De lift ging open en ik werd enthousiast opgewacht door Nicolette de Leeuw den Bouter, operationeel directeur van Boekenbalie. Ze konden wel wat hulp gebruiken vandaag, tweede paasdag was iedereen vrij wat betekent dat alle orders van het hele paasweekend gelopen moesten worden.
Mijn ‘stage’ was begonnen!
In deze editie lees je wat ik deze twee dagen gezien en gedaan heb, maar vooral wat jij als ondernemer kan leren van Boekenbalie.
DOOR HET PROCES
Ik mocht elke stap van het proces zien en meemaken. Te beginnen bij de inkoop.
💰1. Inkoop
Boekenbalie koopt wekelijks 20.000 boeken in – van particulieren, kringloopwinkels en handelaren. Via de Boekenbalie app kan je je boeken scannen en zie je meteen of Boekenbalie een bod doet.
Achter dit proces zit een slim algoritme. Het beoordeelt per boek:
of het verkoopkansen heeft,
hoeveel voorraad Boekenbalie zelf al heeft,
en hoeveel boeken er beschikbaar zijn bij concurrenten zoals Marktplaats.
Op basis daarvan bepaalt het systeem of het boek wordt ingekocht en tegen welke prijs. Staat een boek al 20 keer op de plank? Dan is de kans kleiner dat Boekenbalie een bod doet.
Gemiddeld wordt 27% van de aangeboden boeken daadwerkelijk ingekocht – de rest wordt afgewezen om de doorverkoopkans hoog te houden.
📥2. Sorteren
De 20.000 boeken per week komen binnen in honderden pakketten. De eerste stap is uitpakken en controleren per bestelling.
Boekenbalie checkt:
of de boeken overeenkomen met wat je via de app hebt opgegeven,
of ze in verkoopbare staat zijn (geen scheuren, waterschade of zware beschadiging).
Na deze controle wordt alles direct in het systeem verwerkt. Zo krijg je snel én correct uitbetaald.
Na de eerste controle worden de boeken verder gesorteerd op staat: als nieuw, goed, of redelijk.
Kleine herstelacties volgen waar nodig:
Potloodnotities worden uitgegumd,
Stickers of prijsjes worden afgeplakt,
Kleine beschadigingen worden hersteld.
Zo zorgt Boekenbalie dat elk boek klaar is voor de verkoop.
🗄️3. Registreren
Na het sorteren krijgen de boeken een plek in het magazijn. Elk boek wordt gescand, waarna een medewerker zelf een vrije plek in een van de kasten kan vinden.
In elk kast ligt een mapje met stickers met barcodes. Vervolgens plak je de barcode op het boek en zet deze op de juiste plek in de kast.
Wat ik heel interessant vond is dat boeken niet worden gesorteerd op genre of populariteit, maar puur op beschikbare ruimte. Het belangrijkste is dat het systeem weet waar het boek is, zodat deze later weer teruggevonden kan worden.
🛒4. Orders lopen
Vervolgens mocht ik orders lopen! Na één keer meekijken kon ik dit al volledig zelfstandig. Een teken dat het proces heel helder is ingericht.
Het werkt zo:
Je print een order bij de computer.
Op die lijst staat per klant welke boeken besteld zijn, inclusief de exacte locatie (kast, rij, vak).
Met een karretje haal je de boeken op, controleer je de bestelling, en zet je alles in volgorde klaar.
Het karretje wordt vervolgens bij het inpakstation geplaatst, waar collega’s de boeken verpakken.
Voor mij als boekenliefhebber heel leuk om door alle boekenkasten te lopen. Dit geluk zie je ook terug op de foto ;)
📦5. Inpakken en verzenden
Bij het inpakken scan je één boek en het systeem herkent direct bij welke order het hoort.
Je scant alle boeken om de order compleet te maken.
Daarna verpak je de boeken in een doos.
De doos wordt geplaatst in een container gesorteerd op postcode.
Zo belandt elk pakket op de juiste plek en is alles klaar voor verzending.
FOCUS OP DE MENS
Ik vond het indrukwekkend om deze hele operatie te zien met door het hele magazijn boekenkasten en mensen die orders aan het lopen waren. Naast de boeken viel me vooral de focus op de mens op.
Ik heb met verschillende mensen gesproken vanuit bijvoorbeeld Oekraine en Syrie. Bij Boekenbalie werken veel verschillende mensen, ook met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Taken worden gerouleerd, je bent nooit meer dan twee uur orders aan het lopen, daarna mag je even inpakken of sorteren.
Er zijn duidelijke KPI’s om te halen, maar als dit niet lukt is dit het startpunt van een gesprek en persoonlijke begeleiding.
De staf (marketing, ict, helpdesk), zit in simpele kantoortjes naast het kernproces. Dus niet in aan de andere kant van het land, maar op de plek waar het gebeurt.
Elke stafmedewerker begint met werken in het kernproces, zodat iedereen weet hoe alle processen werken.
Ze combineren efficiëntie in het proces met menselijkheid.
ZELFDE IDEE, ANDERE UITVOERING
In Engeland heb je een vergelijkbaar concept als dat van Boekenbalie: World of Books. Zij kopen ook gebruikte boeken in om die door te verkopen. Maar de operatie van World of Books ziet er zo uit:
Zij hebben zoveel mogelijk geautomatiseerd en de vele machines voeren het werk uit wat bij Boekenbalie veelal door mensen gebeurt.
Dit vind ik interessant: exact hetzelfde idee, met een hele andere uitvoering. Is het ene dan beter dan het andere? Nee. Het verschil zit in de gekozen waarden. Zet je de mens centraal, dan richt je je proces daarop in. Focus je op maximale efficiëntie, dan kies je voor machines.
En zo sloot ik na twee dagen mijn stage bij Boekenbalie af. Met het inzicht dat hoe succesvol je bent als ondernemer, volledig afhankelijk is van je eigen definitie van succes. Zijn dat het aantal boeken per maand? Het aantal mensen dat gelukkig aan het werk is? Of een combinatie van beiden?
⚡WAT JIJ NU KAN DOEN
Welke waarden zijn voor jouw bedrijf ‘echt belangrijk? En hoe komt dit terug in jouw processen? Doe eens de volgende oefening:
Wat zijn jouw belangrijkste drie waarden?
Reflecteer hoe deze waarden terug komen in je bedrijf:
hoe wordt je product/dienst gemaakt of ontwikkeld?
welke materialen gebruik je?
hoe werk je samen met leveranciers?
hoe komt dit terug in je marketing?
Zo bepaal je je eigen definitie van succes.
🌎Een boomvrij tijdschrift
Waar Boekenbalie de boekenindustrie verduurzaamt door boeken een tweede leven te geven, zorgt Happy Times Magazine dat er geen bomen meer nodig zijn voor tijdschriften
Happy Times Magazine is namelijk in samenwerking met Paperwise gemaakt van landbouwafval. Dit zorgt voor behoud van biodiversiteit, bespaart water én zorgt voor een extra inkomstenmodel voor Zuid-Amerikaanse boeren.
Het doel van Happy Times Magazine is om een voorbeeld te zijn voor de hele industrie:
Het doel is om van duurzaamheid de norm te maken. Voor mijn gevoel is duurzaamheid nu een soort van ‘bonus’ wat je als marketing tool kan inzetten of over kan opscheppen tegen vrienden. Eigenlijk wil je dat alles op een duurzame manier gebeurt, als basis. Ons platform is over vijf jaar de inspiratie geweest voor de gehele tijdschriftenmarkt, wij beginnen met boomvrij printen op rest van de landbouwindustrie, dan worden er alleen nog maar tijdschriften gepubliceerd op papier die op een duurzame manier is verkregen.
👉 Wil je Happy Times Media steunen in haar missie? Bekijk dan eens de webshop!
Zo dat was het weer!
Over twee weken deel ik een verhaal over over de verpakkingsvrije winkel op wielen: LOOS.
Ik wens je een dag vol positieve impact,
Léon Polman
Deel deze nieuwsbrief vooral met je mede-ondernemers.
Wil je met jouw onderneming in de spotlight? Stuur dan even een email naar: leon@green-side.nl
Zijn we nog geen LinkedIn vrienden? Lijkt me leuk!